ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน เป็นเอกสารที่ออกโดยนายจ้าง หรือ ตัวแทนของนายจ้างที่มีอำนาจจ้างงานเท่านั้น เป้าหมายของใบเตือนพนักงาน คือ เพื่อให้พนักงานนั้นรับทราบข้อผิดพลาดของตัวเอง โดยปกติแล้วการตักเตือนพนักงานหากไม่ร้ายแรงมากมักจะเรียกพบตักเตือนด้วยวาจาเท่านั้น เว้นแต่ว่าจะเป็นความผิดร้ายแรงที่นายจ้างเห็นว่าควรมีลายลักษณ์อักษรเพื่อประกอบการตัดสินใจเลิกจ้างนั่นเอง ส่วนวันนี้ทางเราบุคคล .com จะมาแนะนำ 6 สิ่งที่ HR ควรทำเมื่อต้องส่งใบเตือนให้พนักงาน

1. พูดคุยกับพนักงานเป็นการส่วนตัว

จำไว้ว่าการตักเตือนเป็นเรื่องส่วนตัวระหว่างพนักงานกับองค์กร การพูดคุยนี้ควรคุยในพื้นที่ส่วนตัวที่พนักงานรู้สึกปลอดภัย ไม่เช่นนั้นอาจก่อให้เกิดความอับอายหรือความไม่พอใจได้ แนะนำว่าควรมีการพูดคุยกับพนักงานก่อนที่จะส่งใบเตือน เพื่อป้องกันการผิดใจที่อาจเกิดขึ้นได้

2. มอบใบตักเตือนเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุ

ช่วงเวลาในการออกใบเตือนทีมีประสิทธิภาพที่สุด คือการออกเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุการณ์ เพื่อที่ว่าพนักงานจะยังตระหนักถึงความผิดพลาดของตัวเอง 

3. เน้นย้ำผลลัพธ์หากพนักงานไม่มีการปรับปรุงตัว

เป็นเรื่องที่ดีหาก HR แจ้งพนักงานอย่างตรงไปตรงมาถึงบทลงโทษ หากพนักงานที่ได้รับใบเตือนยังกระทำผิดเหมือนเดิม รวมถึงอ้างอิงกฎของบริษัทว่าพนักงานจะได้รับใบเตือนจำนวนกี่ครั้งด้วย

4.ใช้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเสมอ

กระบวนการตักเตือนควรดำเนินการโดยปราศจากอคติส่วนตัวอย่างสิ่นเชิง สิ่งสำคัญคือการเตรียมข้อมูล หรือ หลักฐานที่แสดงออกถึงการกระทำผิดของพนักงานจะมีประโยชน์ในการเจรจามากกว่า

5.พิสูจน์อักษรให้ถูกต้องและชัดเจน

เนื่องจากใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนสามารถเป็นหลักฐานที่สำคัญหากเกิดกรณีฟ้องร้อง HR เองควรตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้อง โดยไม่ควรมีการสะกดผิดใดๆเลยเด็ดขาด โดยเฉพาะเอกสารดังกล่าวจำเป็นต้องมีลายเซ็นของผู้บังคับบัญชาด้วย ควรตรวจสอบให้รอบคอบก่อนส่งเสมอ

6. ปรึกษาฝ่ายกฎหมายก่อนหากไม่แน่ใจ

หากไม่แน่ใจเกี่ยวกับความถูกต้องทางกฎหมาย HR ควรปรึกษาฝ่ายกฎหมาย ทนายความ หรือผู้เชียวชาญด้านทรัพยากรบุคคล เพื่อป้องกันความผิดพลาดทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น

แม้ว่าการตักเตือนพนักงานจะเป็นสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจ แต่สิ่งนั้นจำเป็นที่องค์กรต้องทำหากพนักงานกระทำความผิด ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน จึงเป็นหนึ่งตัวเลือกที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถใช้ได้ หาก HR สามารถนำไปใช้ได้อย่างเหมาะสมทางเราเชื่อว่าจะส่งผลดีต่อองค์กรอย่างแน่นอน