- Admin
- 02 JUNE 2025
เคล็ด(ไม่)ลับ วิธีใช้ข้อมูลการลางานในการวางแผนกำลังคน?
ในยุคที่ธุรกิจเปลี่ยนแปลงรวดเร็วราวกับสายลมกรรโชก การบริหารทรัพยากรมนุษย์ก็ไม่สามารถยึดติดกับแนวทางแบบเดิม ๆ ได้อีกต่อไป โดยเฉพาะในเรื่องของ “การวางแผนกำลังคน” หรือ Workforce Planning ที่ต้องอาศัยข้อมูลและการวิเคราะห์เชิงลึกเพื่อพยากรณ์สถานการณ์ล่วงหน้า และตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรในทุกมิติ หนึ่งในข้อมูลทรงพลังที่หลายคนอาจยังมองข้าม ก็คือ “ข้อมูลการลางาน” ของพนักงานนั่นเอง
ในบทความนี้เราจะพาคุณมาคลี่เคล็ดลับในการนำข้อมูลการลางานมาใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างสูงสุด เพื่อการบริหารกำลังคนที่ชาญฉลาด พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพและความยั่งยืนให้กับองค์กร
ทำความเข้าใจก่อน: ข้อมูลการลางานคืออะไร?
ข้อมูลการลางาน (Leave Data) คือชุดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมการลาของพนักงานในองค์กร ซึ่งครอบคลุมถึง:
- การลาป่วย (Sick Leave)
- การลาพักร้อน (Annual Leave)
- การลากิจส่วนตัว (Personal Leave)
- การลาคลอด ลาเลี้ยงดูบุตร
- การลาหยุดยาว ลาโดยไม่รับค่าจ้าง (Unpaid Leave)
- การลาเฉพาะกิจ เช่น ลาอุปสมบท ลาศึกษาต่อ ลาดูแลผู้สูงอายุในครอบครัว
ข้อมูลเหล่านี้หากบันทึกอย่างเป็นระบบด้วยระบบ HRM หรือแอปพลิเคชันบริหารงานบุคคล เช่น บุคคล.com จะสามารถวิเคราะห์และต่อยอดกลยุทธ์ได้ในหลากหลายมิติ ไม่ว่าจะเป็นการบริหารทีม การวางแผนงบประมาณ การออกแบบนโยบาย หรือแม้แต่การดูแลสุขภาพองค์รวมของพนักงาน
1. วิเคราะห์แนวโน้มการลางาน เพื่อคาดการณ์ล่วงหน้า
ทำไมต้องวิเคราะห์แนวโน้ม?
เพราะพฤติกรรมการลาคือภาพสะท้อนของความเหนื่อยล้า ปัญหาส่วนตัว ความเครียด และการจัดสรรพลังงานชีวิต ถ้าเรามองให้ลึก เราจะเห็นลวดลายของข้อมูลที่บอกความจริงมากมาย เช่น:
- การลาบ่อยในวันจันทร์หรือศุกร์ อาจเป็นสัญญาณของความเหนื่อยล้าสะสม หรือความไม่พึงพอใจในการทำงาน
- การลาพร้อมกันในช่วงสิ้นเดือน อาจกระทบกับงานปิดบัญชี การจัดส่ง หรือการบริการลูกค้า
วิธีการวิเคราะห์:
- แยกข้อมูลการลาออกเป็นประเภทและช่วงเวลา (รายวัน รายเดือน รายแผนก)
- สร้างกราฟ Heatmap เพื่อเห็นชัดว่าแต่ละแผนกมักลาวันไหน ช่วงใด
- เปรียบเทียบกับช่วงเวลาที่ธุรกิจต้องการพนักงานมากที่สุด เช่น ช่วงขายดี หรือฤดู Audit
เครื่องมือที่ช่วยได้:
- Google Sheets / Excel (องค์กรขนาดเล็ก)
- ระบบ HR ที่มี Dashboard เช่น บุคคล.com
ประโยชน์ที่ได้:
- คาดการณ์ล่วงหน้าว่า “ช่วงไหนคนจะขาด”
- วางแผนเตรียมคนสำรอง หรือ Outsource ได้ตรงเวลา
- ลดปัญหาความวุ่นวายภายในทีมช่วงคนลาหลายคนพร้อมกัน
2. ใช้ข้อมูลลางานเพื่อกำหนด Minimum Headcount อย่างแม่นยำ
ปัญหาที่เจอบ่อย:
องค์กรหลายแห่งเจอปัญหา “คนไม่พอในวันที่ต้องการมากที่สุด” โดยเฉพาะในงานบริการ งานโรงงาน หรือหน้าร้าน ที่ต้องมีจำนวนคนขั้นต่ำอยู่เสมอ
แนวทางแก้:
- คำนวณค่าเฉลี่ยการลาของแต่ละตำแหน่งย้อนหลัง 6-12 เดือน
- สร้างสูตรกำหนด Minimum Headcount โดยเผื่ออัตราการลาประจำไว้เสมอ
- ใช้ข้อมูลนี้วางตารางกะ และจ้างคนให้เพียงพอแม้ใน Worst-case Scenario
ตัวอย่างการคำนวณ:
ถ้ามีพนักงาน 20 คน และพบว่ามีการลาป่วยรวม 40 วันต่อเดือน เท่ากับเฉลี่ยวันละ 2 คน ควรมีคนสำรองไว้ตลอดเวลาอย่างน้อย 2-3 คน เพื่อไม่ให้การทำงานสะดุด
สิ่งที่ได้:
- ป้องกันความล่าช้า
- ลดความเสี่ยงที่พนักงานที่เหลือจะ Burnout
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า และทีมงาน
3. จัดสรรกำลังคนให้สอดคล้องกับช่วงพีคของธุรกิจ
เคสธุรกิจจริง:
- บริษัทอีคอมเมิร์ซต้องการกำลังคนมากช่วงแคมเปญใหญ่ (11.11, 12.12)
- ธุรกิจท่องเที่ยวมี High Season ช่วงหยุดยาวหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์
ถ้าเราไม่มีแผนจัดการลาล่วงหน้า จะเสี่ยง “เสียโอกาสทางธุรกิจ” อย่างน่าเสียดาย
วิธีบริหารลาช่วงสำคัญ:
- วิเคราะห์ข้อมูลการลาย้อนหลังว่าช่วงไหนพนักงานมักลาพร้อมกัน
- ประกาศ Leave Blackout Period หรือกำหนดช่วง “งดรับลา”
- สื่อสารให้ชัดเจนล่วงหน้า 1-2 เดือน
- เสนอโบนัส เบี้ยขยัน หรือรางวัลพิเศษสำหรับผู้ที่อยู่ปฏิบัติงานช่วงพีค
4. ใช้ข้อมูลการลาเป็นดัชนีวัดสุขภาพองค์กรแบบรอบด้าน
ข้อมูลการลา บอกอะไรได้มากกว่าที่คิด:
- ลาป่วยถี่เกินไป: อาจเกี่ยวข้องกับโรคจากการทำงาน หรือความเครียดที่ไม่ได้รับการจัดการ
- ลากิจซ้ำ ๆ: อาจสะท้อนถึงปัญหาส่วนตัวที่องค์กรควรเข้าใจมากกว่ากล่าวโทษ
- ลาหยุดยาวโดยไม่มีเหตุผลชัดเจน: เป็นไปได้ว่าเกิดจาก Burnout หรือความรู้สึกไม่ผูกพันกับองค์กร
แนวทาง HR ที่ควรทำ:
- ผสานข้อมูลลาร่วมกับแบบสอบถาม Engagement หรือ Exit Interview
- เปิดวงสนทนาแบบ 1-on-1 อย่างสม่ำเสมอ
- พัฒนาโครงการดูแลสุขภาพจิต และสนับสนุน Work-Life Balance อย่างเป็นรูปธรรม เช่น โครงการ Wellness หรือ Coaching
5. ใช้ข้อมูลลางานประกอบการวางแผนสรรหาพนักงานใหม่
อย่ารอให้ “คนขาด” ก่อนแล้วค่อยเปิดรับสมัคร
ให้ข้อมูลการลาเป็นสัญญาณนำว่า “คุณกำลังจะขาดคน” เช่น:
- พนักงานลาป่วยต่อเนื่องเกิน 15 วัน ควรมีพนักงาน Standby หรือจ้างพาร์ทไทม์ชั่วคราว
- พบแนวโน้มพนักงานขอลากิจบ่อยขึ้น อาจเป็นสัญญาณของความไม่สมดุลในชีวิต ซึ่งควรเร่งเข้าไปดูแล
วางแผนสรรหาแบบ Proactive:
- ใช้ Dashboard HR ช่วยดูภาพรวมแบบเรียลไทม์
- ตั้งระบบแจ้งเตือนเมื่อพนักงานคนใดลามากกว่าค่าเฉลี่ย
- จัดเตรียม Pool ของผู้สมัครไว้ล่วงหน้าเสมอ
6. ปรับนโยบาย HR ให้สอดรับกับพฤติกรรมการลาจริง
นโยบายที่ดี ไม่ใช่นโยบายที่ห้ามลา แต่คือต้อง “ยืดหยุ่นและเข้าใจมนุษย์”
- กำหนดจำนวนวันลาที่เหมาะสมและใช้งานได้จริง ไม่ทำให้พนักงานรู้สึกผิดที่ต้องขอลา
- เสนอทางเลือกใหม่ เช่น Wellness Leave, Leave for Mental Health หรือ Leave แบบยืดหยุ่นที่สามารถสะสมได้
- เปิดระบบลาออนไลน์ที่โปร่งใส ตรวจสอบง่าย อนุมัติไว ลดขั้นตอนและความอึดอัดใจในการขอลา
ผลลัพธ์:
- พนักงานรู้สึกว่าองค์กร “เข้าใจและดูแล”
- ลดการลาแบบกะทันหัน
- เพิ่มความพึงพอใจและความผูกพันในองค์กร
สรุปส่งท้าย: จากข้อมูลเล็กๆ สู่นโยบายที่ทรงพลัง
การลางานไม่ใช่ปัญหา หากเรารู้จักใช้ข้อมูลให้เป็น การมีระบบรวบรวม วิเคราะห์ และตีความข้อมูลการลางานจะช่วยให้เราคาดการณ์ วางแผน และสร้างความยืดหยุ่นให้กับองค์กรได้อย่างเป็นมืออาชีพ
เมื่อคุณมองข้อมูลการลาผ่านแว่นตาแห่งกลยุทธ์ คุณจะพบว่า “ตัวเลขที่ดูธรรมดา” เหล่านั้น กำลังบอกเล่าภาพรวมของคนในองค์กรได้อย่างลึกซึ้ง
